Informazioni generali

Il registro di protocollo è un documento informatico prodotto e redatto secondo le modalità previste dalla vigente normativa. Esso fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso.
Il registro di protocollo del Comune di Rubano è unico e la sua numerazione, unica e progressiva si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.
Tutti i documenti del Comune di Rubano, dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, sono registrati nel protocollo informatico unico del Comune, secondo le modalità e regole descritte nel Manuale di gestione del protocollo, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, approvato con deliberazione della Giunta comunale. Il numero di protocollo individua un unico documento e ogni documento reca un solo numero di protocollo.
Le domande, comunicazioni e segnalazioni ricevute dall'Ente (a mezzo posta, fax, PEC, portali on-line, brevi manu allo sportello) sono acquisite al protocollo unico informatico dell'Ente a cura del personale dello Sportello polifunzionale – Protocollo.
I documenti e le comunicazioni a terzi prodotti dall'Ente sono registrati nel protocollo a cura di ciascun ufficio emittente e trasmessi ai destinatari a mezzo PEC, posta, notifica o consegna allo Sportello polifunzionale.
La corrispondenza cartacea viene avviata alla spedizione ogni mattina, previa adeguata affrancatura a cura dell'ufficio protocollo, attraverso il servizio postale universale (attualmente in concessione a Poste Italiane SpA). La trasmissione a mezzo PEC è contestuale alla registrazione nel protocollo.
Alcune informazioni su come comunicare con il Comune a mezzo PEC e sui documenti con firma digitale sono raccolte nelle seguenti pagine: PECFirma digitale

I documenti protocollati in entrata, uscita o interni, sono classificati, fascicolati ed archiviati secondo quanto descritto nel Manuale di gestione del protocollo, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, sopra richiamato, e sono conservati per i periodi previsti presso la sede del Comune, per la parte corrente, e in alcuni locali destinati ad archivio presso l'edificio detto “ex casa del fascio” per la parte di deposito e storica. Dal 2017 è inoltre iniziata la conservazione digitale dei documenti informatici del Comune, affidata ad un ente abilitato e certificato a norma di legge.
Annualmente viene effettuata un'operazione di ricognizione per individuare i documenti per i quali è scaduto il periodo di conservazione obbligatoria e per i quali si ritiene di poter procedere allo “scarto”, cioè alla eliminazione tramite distruzione, previa acquisizione di apposita autorizzazione da parte della Soprintendenza archivistica del Veneto.

Tempi

La protocollazione è effettuata entro la giornata di ricezione compatibilmente con gli orari di servizio del personale addetto, e comunque non oltre il giorno lavorativo successivo alla ricezione.

A chi rivolgersi

Telefono:

0498739219

Email:

puntosi@rubano.it

Orari di ricevimento:

Lunedì, Mercoledì e Venerdì: 8.30 – 13.00
Martedì e Giovedì: 8.30 – 18.00
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La cittadinanza e' invitata a recarsi presso gli uffici comunali solo ed esclusivamente per attività strettamente funzionali alla gestione dell'emergenza ed attività indifferibili e SOLO PREVIA TELEFONATA O CONTATTO VIA E-MAIL

Ultimo aggiornamento:

04/06/2020
Non sono previsti moduli per questo procedimento
Approfondimenti

Normativa:

D.G.C. n. 123 del 22.12.2017; L. 7 agosto 1990 n. 241; D.P.R. 20 dicembre 2000 n. 445; D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196; D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42; D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82; D.P.C.M. 22 febbraio 2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali; D.P.C.M. 3 dicembre 2013 – Regole tecniche per il protocollo informatico e relativi allegati; D.P.C.M. 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni; Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 393 del 2 luglio 2015 – Misure di sicurezza e modalità di scambio dei dati personali tra amministrazioni pubbliche

Documentazione da presentare:

  • I documenti in originale che si vogliono consegnare al Comune, completi di eventuali allegati
  • Nel caso di istanze e dichiarazioni trasmesse a mezzo posta, mail, fax e PEC non firmate digitalmente: copia di documento di identità del firmatario

Ulteriori informazioni:

La corretta tenuta del registro di protocollo fa capo al responsabile del servizio di protocollo. La responsabilità dei singoli documenti registrati ed assegnati fa riferimento alla competenza per materia.

Responsabili

Unità organizzativa responsabile dell'istruttoria:

PuntoSi - Punto Servizi ed Informazioni (Responsabile: Barbara Viero)

Responsabile del procedimento:

Responsabile del provvedimento

Se il procedimento non si conclude con un provvedimento, non è indicato alcun responsabile del provvedimento; diversamente è responsabile del provvedimento il CapoArea/dipendente di volta in volta individuato con apposito provvedimento, secondo la materia oggetto della singola pratica

Titolare del potere sostitutivo (persona a cui rivolgersi in caso di inerzia nel procedimento):

Dettagli Procedimento

Modalità avvio:

Ad istanza dell'interessato / D'ufficio

Conclusione procedimento:

Documento amministrativo

Informazioni proprie procedure:

Nel caso di registrazione a protocollo effettuata allo sportello viene rilasciata una ricevuta contenente tutti gli elementi identificativi. Negli altri casi è possibile chiedere lo stato di registrazione a protocollo rivolgendosi all'ufficio protocollo

Rilevanza SUAP:

No

Presente in PuntoSi:

Si

Non sono state fatte indagini